In der Vergangenheit galt oft der Satz: Konzerne setzen auf eine ERP-Lösung, während der Mittelstand und kleine Unternehmen darauf verzichten. Doch die Zeiten ändern sich: Die Digitalisierung bietet neuen Zielgruppen den Zugang für eine effiziente Ressourcen-Planung. Dieser Artikel macht klar, ab wann und für wen sich ein ERP-System lohnt.
Was ist eine ERP-Lösung?
ERP steht für “Enterprise Resource Planning”. Diese Software-Lösung ist das digitale Herzstück eines Unternehmens, das eine Vielzahl an Prozessen unter einem Dach vereint.
Darunter fallen vier Kernbereiche:
- Routine-Aufgaben: Dazu zählen unter anderem Aufgabenplanung, Zahlungs- und Auftragsüberwachung, Buchhaltung oder Montageplanung. Ein etablierter Hersteller bietet zudem zahlreiche Schnittstellen an, um zusätzliche Addons oder branchenspezifische Programme zu integrieren.
- Markteinschätzung: Eine gute ERP-Lösung kann nicht nur den Status Quo des Marktes analysieren, sondern auch entsprechende Ereignisse oder Nachfrage prognostizieren. Aufgrund der Signale aus dem Unternehmen und des Marktes, kann das System errechnen, wann zusätzliche Bestellungen kommen könnten. Und damit sind nicht offensichtliche Feiertage wie Weihnachten, Ostern oder der Valentinstag gemeint, sondern auch Auftragsspitzen während des Jahres.
- Anbindung: Hierbei sind die Außenstellen, Außendienstmitarbeiter oder weitere Lager- und/oder Produktionsstandorte oder Niederlassungen in anderen Ländern gemeint. Denn alle Anspruchsgruppen des Unternehmens arbeiten mit einem zentralen System. Der Vorteil: Alle sind auf denselben Stand und können reibungslos gemeinsam arbeiten, was Zeit und Geld spart.
- Einteilung: Mit Blick auf die Personalabteilung bietet ein ERP entsprechende Möglichkeiten effizient zu arbeiten. Dank der zentralen Verarbeitung aller Logistik- und Produktionsdaten kann das System genau berechnen, wann und wie die jeweils nötigen Arbeitskräfte eingeteilt werden müssen.
Viele ERP-Lösungen haben eine spezielle Ausrichtung auf eine Industrie, um branchenrelevante Funktionen abbilden zu können. Demgegenüber haben viele ERP-Lösungen auch zahlreiche Gemeinsamkeiten, denn sie sind oftmals modular erweiterbar. Somit können Sie Ihre ERP-Lösung an Ihre ganz eigenen Bedürfnisse individuell anpassen. So brauchen kleine Betriebe, die nur von einem Standort aus arbeiten, keine Funktionalitäten, die mehrere Niederlassungen oder Mandanten verwalten. Demgegenüber bildet der Mittelstand oder ein Konzern jeweils perfekt zugeschnittene Unternehmensprozesse in der Software ab.
Welche Unternehmensgröße ist für ein ERP sinnvoll?
Die Betriebsgröße allein ist kein entscheidender Faktor. Jedoch können sehr kleine Start-ups oder selbstständige Einzelkämpfer auf ERP verzichten, gibt es doch für andere Lösungen zu überschaubaren Kosten. Zwei Faktoren gilt hierbei genauer zu betrachten:
- Branche: Das Umfeld hat darauf einen deutlichen Einfluss. Denn auch kleine Unternehmen, die ein erweitertes Marktfeld im Blick haben und daher reaktionsschnell handeln müssen, können von einer ERP-Lösung profitieren. Es hängt stark von der Art und Weise, für welche Aufgaben ein System eingesetzt werden würde. Ist zum Beispiel die Beschaffung von Sonderprodukten oder Produktionsmitteln und der Verkauf von verarbeiteten Gütern essentiell für das Geschäft, wie zum Beispiel bei einem Sägewerk, lohnt sich ein ERP. Wer dagegen Dienstleistungen wie ein Nagelstudio anbietet, kann davon eher absehen.
- Größe: ERP-Lösungen werden inzwischen auch kleinen Unternehmen sowie dem Mittelstand empfohlen, können sie doch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Eine eindeutige Antwort ist für die Unternehmensgröße leider nicht möglich, muss es die Antwort für jedes Unternehmen einzeln beantwortet werden. So können Unternehmen mit 10 Mitarbeitern mit Hilfe einer ERP-Lösung erfolgreich am Markt agieren. Dagegen haben Unternehmen mit 80 Mitarbeitern entschieden, dass sie auf ein ERP verzichten – mangels Branchendruck.
Was kostet eine ERP-Lösung?
Diese Frage ist nicht eindeutig zu beantworten, da sich die Kosten aus verschiedenen Komponenten zusammensetzen. Folgende Fragen und Antworten kartieren für jedes Unternehmen den Kostenaufwand.
- System: Auf welchem Betriebssystem soll die ERP-Lösung aufgebaut werden und welche Module soll die Lösung beinhalten? Oftmals bieten die Cloud-Lösungen der ERP-Anbieter einen Sockel als Basisausstattung, zu dem zusätzliche Module kostenpflichtig hinzugebucht werden können.
- Konten: Wieviele Nutzer im Unternehmen werden auf die ERP-Lösung zugreifen? Ein hoher Anteil an entsprechenden Lizenzen treiben den Preis nach oben. Allerdings: Nicht alle Mitarbeiter werden dieselben Rechte innerhalb des ERPs benötigen, was die Kosten senken kann.
- Schulung: Die Implementierung einer ERP-Lösung in ein Unternehmen ist ein Projekt, was nicht im Vorbeigehen eingeführt werden kann. Für einen reibungslosen Übergang, bedarf es mehrerer Schulungen der Mitarbeiter. Arbeitszeit sowie Schulungskosten müssen berücksichtigt und abgerechnet werden.
Praktischerweise gibt es Baukastenlösungen, die ein ERP deutlich günstiger gestalten können – auf Kosten der Individualität. Für kleine Unternehmen kann das der richtige Weg sein. Mittelständische und große Unternehmen setzen dagegen auf eine eigene Oberfläche, die individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Je mehr an der eigentlichen ERP-Lösung adaptiert werden muss, desto höher steigen die Kosten.
Dazu kommen laufende Kosten:
- Support: ERP-Lösungen brauchen in der Regel Unterstützung des Herstellers, um Fragen zu beantworten oder Problemen zu lösen.
- Wartung: Wie belaufen sich die Kosten für zukünftige Updates? Hier gibt es unterschiedliche Angebote - von jeweils neu anfallende Projekt- und auch Lizenzkosten bis hin zu einem All-Inclusive-Angebot.
- Weiterbildungen: Die Mitarbeiter brauchen regelmäßige Auffrischungen, um ihr vorhandenes Wissen zu vertiefen und die neuen Features kennenzulernen.
Regelmäßige Mitarbeiterschulungen für alle Nutzer sind ein Schlüssel für den Erfolg einer ERP-Lösung im Unternehmen. Dabei gilt zu beachten: Wird jedoch nur ein Mitarbeiter zu einer Weiterbildung geschickt, kann es eventuell dauern bis alle Nutzer des ERPs im Unternehmen mit neuesten Updates vertraut sind. Das kann zu Reibungsverlusten führen, weshalb hier an der falschen Stelle gespart wird.
Zusammenfassung: ERP Systeme rentieren sich
Abgesehen von Einzelunternehmen lohnen sich ERP Systeme auch für viele kleine und vor allem auch mittelständische Unternehmen. Möglich wird das durch entsprechende Baukastensysteme. Entscheidend ist dabei, dass die ERP-Lösung auf das eigene Unternehmen perfekt abgestimmt ist. Somit lassen sich alle Synergien dieser sehr umfassenden Software heben und damit einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Das gelingt vor allem dann, wenn die Mitarbeiter entsprechend geschult sind und die Möglichkeiten des Systems nutzen können.