Viele Unternehmen könnten mit Prozessoptimierungen ihre eigenen Abläufe deutlich effizienter gestalten. Warum lohnt es sich? Dadurch können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Warum machen es dennoch zu wenige Unternehmen? Es fehlen oftmals die richtigen Tools alle Informationen zu versammeln, jeden Schritt zu durchdenken und die Möglichkeiten viele einfache Aufgaben einfach zu automatisieren.
Eine ERP-Lösung kann hier mithilfe einer Analyse alle betrieblichen Prozesse maßgeblich verbessern. Dieser Beitrag zeigt, welche Schritte notwendig sind, um ihre Abläufe effizienter und effizienter zu entwickeln.
Schritte für interne Prozessoptimierung
Die Einführung einer ERP-Lösung ist ein langfristiges Projekt. So kann die optimierte Etablierung von Prozessen viele Monate dauern. Denn: Eine ERP-Lösung versteht sich als Unternehmens-Cockpit, das in alle Abläufe eines Unternehmens eingreifen kann und soll. Dementsprechend gilt es, die Prozesse sorgfältig zu gestalten, um alle Potenziale zu haben und das Maximum an Effizienz herauszukitzeln. Deshalb gilt es einen großzügigen zeitlichen Projektrahmen anzunehmen. Die folgenden Schritte helfen dabei:
- Prozess-Analyse
- Evaluierung der Vorgaben
- Umsetzung der Vorstellungen
- Prozessautomatisierungen
- Qualitätsverbesserungen
- Verkürzung von Vorgangszeiten
Prozess-Analyse
Der erste Schritt hat das Ziel, sich einen Überblick zu verschaffen, welche internen Prozesse bislang im Unternehmen abgewickelt werden. Dafür sollten die Abläufe genau beschrieben. Folgende Fragen werden Ihnen dabei helfen:
- Was wird umgesetzt und welches Ziel wird dabei verfolgt?
- Aus welchem Unternehmensbereich kommt der Input?
- Auslöser
- Ressourcen
- Informationen
- Wohin führt der Prozess und was ist der Output?
- Produkt
- Wissen
- Wer ist beteiligt?
- Verantwortliche
- Beteiligte
- Know-how
- Womit wird gearbeitet?
- Ausstattung
- Werkzeuge
- Systeme
- Wofür wird der Prozess durchgeführt (Zweck)?
- Ziele
- KPIs
- Wie erfolgt der Arbeitsablauf?
- Methoden
- Vorgaben
- Dokumentation
Die detaillierte Übersicht über alle internen Prozesse verschafft ihnen Transparenz und bildet die Basis für Ihr weiteres Vorgehen: So können Prozesse aufscheinen, die entweder optimiert werden müssen oder sogar gleich gestrichen werden können. In ihrer ERP-Lösung kann es die Option für ein Optimierungs-Tool geben, mit dessen Hilfe Flaschenhälse und Durchlaufzeiten ihrer internen Prozesse sofort dargestellt werden können.
Evaluierung der Vorgaben
Der nächste Schritte dient dazu, Ziele für die Prozesse zu definieren. Aufgrund der Datenbasis der bis dato bestehenden internen Prozesse können nun neue Ideen und Vorstellungen entwickelt, bewertet und adaptiert werden. Tipp: An dieser Stelle bietet es sich an, eng mit dem ERP-Anbieter zusammenzuarbeiten, von seiner Erfahrung aus zahlreichen Projekten zu profitieren und die Möglichkeiten genau für Ihr Unternehmen zu erörtern. Dieser Schritt gilt als abgeschlossen, wenn ein realistischer Plan mit definierten Maßnahmen samt Umsetzungsstrategie feststeht.
Umsetzung der Vorstellungen
Mit den festgelegten Anforderungen für die Prozessoptimierung, können die Maßnahmen in ERP-Lösung eingepflegt werden. Eine ERP-Lösung bietet dazu zwei Ansätze: Die transparente Abbildung und Steuerung von Vorgängen sowie die Automatisierung von Routineaufgaben.
Innerhalb der Prozess-Analyse konnten Sie wertvolle Informationen zu Ihren Prozessen sammeln. Aufgrund dieser Grundlage können ihre optimierten Abläufe transparent und übersichtlich gestalten. Weiterhin ist der aktuelle Status quo aller Prozesse für alle am Projekt Beteiligten übersichtlich dargestellt. Somit können Fehlerquellen schnell erkannt und gleich im vorhinein vermieden werden.
Ein großer Pluspunkt in der Neugestaltung der Prozesse ist oftmals die Automatisierung von Prozessen - zumindest zum Teil. Hierbei können viele Mitarbeitern von repetitiven Vorgängen schnell entbunden werden und sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren. Das spart zum einen Ressourcen und zum anderen wird für die Mitarbeiter ihr Job aufgewertet.
Qualitätsverbesserungen
Im nächsten Schritt es um die Qualitätskontrolle: Kann ein interner Prozess in der bestmöglichen Qualität ablaufen? Sollten weitere Verbesserungen vorgenommen? Ihre ERP-Lösung unterstützt sie in der Regel diese Hindernisse sichtbar zu machen. Folglich werden sie in der Lage sein, bessere Produkte sowie einen schnelleren Service anzubieten.
Verkürzung von Vorgangszeiten
Dank der Prozess-Analyse bekommen sie nicht nur einen Überblick über internen Prozesse, sondern auch über die Vorgangszeiten. Oftmals lassen sie sich deutlich verkürzen. Ein Grund kann sein, dass begleitende Prozesse einfach nicht mehr benötigt werden und damit obsolet sind. Ein anderer Grund: Die ERP-Lösung optimiert das Zeitmanagement des Betriebs. Folglich können Ressourcen effizienter geplant werden, was sich wiederum positiv auf die Vorgangszeiten auswirkt. Zum Beispiel kann in der Fertigung die Produktionskapazität gesteigert werden.
Fazit: Eine ERP-Lösung ist ein wirkungsvolles Tool, um Ihre internen Prozesse zu optimieren. Mit Hilfe der Analyse der Abläufe schaffen Sie Transparenz für Prozessoptimierungen, die Sie gezielt angehen können. Das Ergebnis sind starke verbesserte Arbeitsabläufe, was sich in einer gestiegenen Produktivität und damit im Unternehmenserfolg widerspiegelt.
