Kleine und teilweise auch mittelständische Unternehmen arbeiten auch heute noch mit einer fragmentierten IT-Landschaft. Viele unterschiedliche Bestandssysteme von zahlreichen IT-Anbietern werden mit Schnittstellen zusammengehalten, um die vielen Aufgaben eines Unternehmens abzubilden. Oftmals fällt ein Blick auf die aktuellen Auftragszahlen schwer, da eine solche wichtige Kennzahl sehr versteckt oder erst über eine Excel-Liste gezogen werden muss.
Aber wer mit Excel arbeitet, ist vor dem Fehlerteufel nicht sicher. Ein kleiner Fehler kann große Auswirkungen haben. Das liegt nicht am Programm selbst, sondern viel mehr am Umgang mit diesem Tool in solchen komplexen Konstellationen. Beispiel: Der Pharmakonzern AstraZeneca gab 2011 eine falsche Finanzprognose heraus, die in Excel falsch formatiert war. Folglich konnte in Großbritannien nur noch die Hälfte der Dividende ausgeschüttet werden. Ergebnis: Astrazeneca war das Unternehmen der europäischen Pharmabranche mit der schwächsten Rendite. Excel ist ein großartiges Tool, nur ist es mit sehr vielen Datensätze für menschliche Fehler viel zu anfällig. Somit gehen produzierende Unternehmen genau dieses Risiko ein, sollte ein Planungsmanager aktuelle Auftragszahlen über eine Excel Tabelle beziehen.
Denn gerade aktuelle Auftragszahlen sollten aktuell und schnell verfügbar sein. Schließlich hängt viel in einem Unternehmen ab:
- So können geprüft werden, um die aktuellen Auftragszahlen bzw. die Mengen des Produkts mit den geschlossen Verträgen der Kunden im Einklang sind.
- Auftragszahlen sind ein wesentlicher Indikator, ob das Budget im Soll ist.
- Auftragszahlen bieten Rückschlüsse, ob der aktuelle Lagerstand den Aufträgen entspricht. Können Verträge nicht erfüllt werden, weil zu wenig Ware für die anstehenden Aufträge am Lager vorhanden ist, stellt man den Kunden nicht zufrieden und es können Vertragsstrafen drohen.
- Die Produktionsplanung hängt ganz wesentlich von den aktuellen Auftragszahlen ab, inwieweit Material bzw. Mitarbeiter eingeplant werden müssen.
Auftragszahlen im ERP
Um seine Auftragszahlen immer schnell zur Hand zu haben, kann ein ERP System die Lösung sein. Neben der reinen Zahl bietet es neue Dimensionen, wie die Auftragszahlen im ERP gelesen, bewertet und eingeordnet werden kann. Ganz konkret: In Kombination mit einem Business Intelligence Tool kann das ERP-System anhand der Auftragszahlen darstellen, mit welchen Kunden welche Umsätze generiert und welchen Produkten Geld verdient werden. Je nach Anbieter kann das Business Intelligence Tool in die ERP-Umgebung eingebunden werden, so dass User nicht das Programm wechseln müssen.
Zudem lässt sich mit zwei Klicks erkennen, welche Waren an welchen Kunden und in welcher Höhe gingen. Mit diesen Informationen lässt sich leicht ein eventuelles Up-sell Potenzial für völlig andere Produkte erkennen.
Wer sogar über eine branchenspezifisches ERP-Software verfügt, profitiert bei den Auftragszahlen von entsprechenden Features der Software. So können einzelne Produktbereiche nach unterschiedlichen Einheiten sortiert bzw. verglichen werden. Zum Beispiel werden in der Holzindustrie Produkte nach Kubikmeter, Laufmeter oder Quadratmeter bestellt und verkauft. Folglich sind die Auftragszahlen transparent und lassen Schlüsse auf die weitere Unternehmensentwicklung zu.
Fazit: Aktuelle Auftragszahlen sind ein bedeutender Faktor für ein Unternehmen, aus denen sich viele Unternehmensentscheidungen ableiten lassen. Je vielfältiger die Produktpalette eines Unternehmens ist, desto dringender empfiehlt es sich, mit einer eigenen Software-Lösung zu arbeiten. Im Vergleich zu Excel spricht für ein ERP/Warenwirtschafts-System die größere Transparenz, eine deutlich geringe Fehleranfälligkeit sowie die Möglichkeit, Daten zu vergleichen und auszuwerten.
