Eine ERP-Lösung ist in der Regel das digitale Herz eines Unternehmens. Es managt und optimiert sehr viele Unternehmensprozesse, verknüpft Daten und sorgt für Transparenz. Dadurch kann die Produktivität eines Unternehmens deutlich steigen. Ein solch mächtiges Tool definiert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter neu, greift massiv in die Abläufe des Unternehmens ein und ist daher ein großes Projekt. Die Implementierung einer ERP-Lösung dauert folglich Monate. Wie genau lange genau und worauf sich Unternehmen einstellen sollten, behandelt dieser Artikel.
Die Faktoren, die die Dauer einer Einführung einer ERP-Lösung beeinflussen, sind zahlreich. Darunter gehört die Situation im Unternehmen bzw. die Anforderungen an das System, die Expertise des Anbieters und die Unwägbarkeiten, die während der Implementierung auftreten.
Interne Vorbereitung
Ein entscheidender Faktor mit Blick auf die Dauer der Implementierung der ERP-Lösung, ist die interne Vorbereitung des Unternehmens. Denn hier kann viel Zeit und damit Kosten gespart werden. Jeder weitere Faktor innerhalb des Implementierungsprojekt ist davon abhängig.
Wie sieht eine gute Vorbereitung aus? Die Mitarbeiter sollten direkt ihren Input geben. Dazu wird ein Projektteam aus mehreren Nutzern aus unterschiedlichen Abteilungen gebildet, so dass möglich viele unterschiedlichste Perspektiven auf die ERP-Lösung zum Tragen kommen.
Dieser Input liefert wertvolle Hinweise, bei denen neuralgische Schwachstellen und mögliche Probleme gleich vermieden werden können. Wird dieser Input bei der Implementierung ernst genommen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter das System später annehmen werden. Schließlich waren sie selbst Teil des Implementierungs-Prozess. Zudem sind die Abteilungen über den Verlauf der Implementierung immer up to date und sind somit auf die neue ERP-Lösung besser vorbereitet.
Ein weiterer Punkt: Das ERP-Team des Unternehmens kann “Interne Projektziele” festlegen. Folgende Fragen sollten dabei geklärt werden:
- Warum führe das ERP in das Unternehmen ein?
- Welche Meilensteine gilt es zu erreichen?
- Welche im Meilensteine definierten Kriterien sollen in welcher Zeit erfüllt werden?
- Wird das ERP am Tag X umgestellt oder gibt es alternative Szenarien?
Anforderungen an die ERP-Lösung
Ein weiterer Punkt, der maßgeblich Einfluss auf die Dauer der Implementierung hat, ist der Umfang der Lösung. Viele detaillierte Anforderungen, zahlreiche Applikationen sowie viele Module erhöhen die Komplexität des Projekts.
Mit einem branchenspezifischen ERP-System ist ein Unternehmen erstmal gut aufgestellt. Doch auch hier gilt: Müssen weitere Systeme integriert werden beziehungsweise müssen einzelne Applikationen an die bisherigen Prozesse angepasst werden? Diese Fragen lassen sich bereits im Vorfeld klären. Deshalb ist wichtig, auf einen erfahrenen Implementierungs-Dienstleister zurückzugreifen. Er kennt die Fallstricke und kann sie leicht umgehen. Achten Sie deshalb bei der Auswahl des Anbieters und/oder des Implementierungs-Dienstleister auf entsprechende Referenzen. Sie können auch die Referenzen kontaktieren und auf deren Erfahrungen bezüglich der Dauer der Implementierung und der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister zurückgreifen. Somit können sie sich ein besseres Bild für das eigene Projekt machen.
Implementierungsart
Neben dem Umfang ist auch die Art und Weise mitentscheidend, wie die ERP-Lösung eingeführt wird. Hier lassen sich zwei Herangehensweisen unterscheiden:
Schritt für Schritt
Bei der Schritt-für-Schritt Methode wird das ERP – wie der Name schon sagt – schrittweise eingeführt. Folglich werden Module und Funktionen erst nach und nach freigeschaltet, um einerseits die Mitarbeiter nicht zu überfordern und andererseits Testreihen bei einzelnen Funktionen fahren zu können. Somit kann gewährleistet werden, dass die einzelnen Anwendungen getestet und auf Anhieb funktionen. Der Nachteil liegt auf der Hand: Die Dauer zur Implementierung wird dadurch deutlich länger. Folglich müssen die Schulungen weniger umfangreich ausfallen, da die Mitarbeiter mit dem System und den Anforderungen mitwachsen.
Von Null auf Hundert
Dagegen setzt dieser Ansatz auf ein fixes Datum zur Einführung der kompletten ERP-Lösung. Entsprechend ist die Vorbereitungszeit wesentlich höher. Denn die Mitarbeiter müssen umfassend geschult werden. Außerdem müssen alle Adaptionen der Software im Vorfeld ausgiebig getestet werden.
In der Praxis setzen die meisten Unternehmen auf den “Schritt für Schritt” Ansatz. Bei einer soliden Vorbereitung und fähigen Mitarbeitern kann die Einführung “Von Null auf Hundert” aber sehr viel Zeit sparen.
System
Abgesehen von der Implementierung selbst und den Anforderungen, gilt es festzulegen, auf welches System die ERP-Lösung aufgesetzt wird. Dabei spielt der Speicherort die entscheidende Rolle. Wird das ERP in der Cloud gehostet oder wird auf eine On-Premise (lokale) Lösung zurückgegriffen?
Je nach Antwort, fällt die Implementierungsdauer sehr unterschiedlich aus. Entscheidet sich das Unternehmen für die Cloud, kann das Projekt deutlich schneller abgeschlossen als bei der lokalen Lösung. Bei Letzterem fällt der Anpassungs-Aufwand und Zeit-Investment für die Installation deutlich höher aus. Die Cloud hat den Vorteil, dass auf eigene Server verzichtet werden kann. Zudem kümmert sich nicht mehr das Unternehmen um die Datensicherheit, sondern diese Thematik obliegt dem Cloud-Anbieter. Dafür fallen im Vergleich zu einer lokalen Installation viele Anpassungsmöglichkeiten weg.
Somit ist die Cloud vor allem für kleiner Organisationen sehr sinnvoll, die keine eigene IT-Abteilung haben. Sie müsste sich ansonsten mit Instandhaltung und Pflege der Server, Backups, Systeme kümmern. Gerade bei Mitarbeitern, die andere Hauptaufgaben erledigen sollten, kann die Wartung sehr zeitintensiv sein. Zumal deren Know-How meistens für andere Tätigkeiten besser einzusetzen ist. Und der Faktor des technischen Fortschritt spielt auch mit: Ihr Wissen müsste mit der Technik mitwachsen, was wiederum Ressourcen bindet.
Fazit
Mit einer sorgfältigen Vorbereitung auf die ERP-Lösung kann die Implemntierungsdauer deutlich verkürzt werden. Dafür ist die Beteiligung der eigenen Mitarbeiter entscheidend. Es ist für das Projekt sehr hilfreich, wenn sie bereits sehr früh mit einbezogen werden. Die Vorteile sind klar: Die Schulungszeiten fallen im Vergleich deutlich niedriger aus und Fehler können im vorhinein beseitigt werden.
Auch die Gefahr, dass die ERP-Lösung von den Mitarbeitern nicht angenommen wird, sinkt dadurch beträchtlich. Einer erfolgreichen Implementierung und erfolgreichen Betrieb des neuen ERPs steht somit nichts mehr im Wege.
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