Das Thema der Kosten betrifft jedes Unternehmen, das ein neues ERP-System einführen will. Dabei unterschätzen Unternehmen häufig die anfallenden Aufwände, was zu Stirnrunzeln bei den Verantwortlichen führt. Dieser Blog-Artikel soll helfen, eine realistische Aufstellung für ein ERP-System zu machen: Somit kann ihr Unternehmen eine effiziente Kalkulation durchführen.
Auf die Frage nach einem genauen Preis kann kein ERP-Anbieter eine passende Antwort liefern. Der Grund: Es sind zu viele Einflussfaktoren, die ihrer Gesamtheit den Preis bilden. Ähnlich wie beim Autokauf kann der Preis eines Basismodells durch die Ausstattung, Motorisierung oder Zusatzpakete sehr deutlich in die Höhe getrieben werden.
Für eine bessere Transparenz sollen hier die jeweiligen Kostenblöcke aufgeschlüsselt werden. Somit bekommen Sie eine bessere Vorstellung, wo Kosten bei einem ERP-Projekt entstehen oder eingespart werden können.
Die drei Blöcke sind:
Die internen Kosten werden beim Unternehmen für die Planung, Einführung und Betrieb der ERP-Lösung fällig. Diese Kosten sind schwer zu kalkulieren: So müssen zum Beispiel Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft abgezogen und für das ERP-Projekt abgestellt werden.
Beispiel: Das Projektteam für das ERP-Projekt besteht aus 5 Personen und lässt sich 3 ERP-Systeme jeweils in einem Ganztages-Präsentation vorstellen. Somit beträgt allein dieser Zeitaufwand allein schon 120 Arbeitsstunden, was die internen Kosten in die Höhe schraubt.
Zudem werden für die User der ERP-Lösung Schulungen nötig sein, was zusätzlich die Produktivität des Unternehmens kurzzeitig senkt. All diese Kosten zu erfassen ist eine schwere Aufgabe, die jedoch in der Gesamtkalkulation nicht vergessen werden dürfen.
Um die internen Kosten akurat kalkulieren zu können, anbei 3 Tipps:
Sammeln Sie Erfahrungswerte von anderen Firmen, am besten aus ihrer Branche. Manche Unternehmen sind sicher bereit, Ihre Erkenntnisse bei der Einführung einer ERP-Lösung zu teilen. Folglich können Sie viele Fehler gleich vermeiden. Zudem bekommen Sie ein Gefühl, wie lange ein ERP-Projekt dauern kann, wie viele Teammitglieder die ERP-Projektgruppe haben sollte, bzw. wie lange die Umstellung auf das neue System dauern kann.
Falls Sie schon bei der konkreten Auswahl eines ERP-Systems sind, sprechen den jeweiligen Anbieter darauf an. Schließlich weiß niemand besser als der Anbieter selbst, wieviel Aufwand die Schulungen für das ERP-System verursachen und wie lange die Eingewöhnung in das neue System dauert. Fragen Sie nach Referenzen, um von den bereits abgeschlossen ERP-Projekten zu profitieren.
Vermutlich haben Sie sich im Vorfeld intensiv mit ERP-Systemen beschäftigt, weshalb sie bereits ein geübter User sind, der sich schnell zurecht findet. Ihren Mitarbeitern dagegen fehlt diese Erfahrung, da sie keine geübten ERP-User sind. Unterschätzen Sie daher die Einschulungs- bzw. Eingewöhnungsphase Ihrer Mitarbeiter nicht! Sie nutzen das ERP vermutlich zum ersten Mal und brauchen daher deutlich länger, sich im System zurechtzufinden. Beachten Sie diese Umstände bei der Kalkulation und planen Sie für Projekt einen Zeitpuffer mit ein.
Diese Kosten werden durch den ERP-Anbieter verursacht. Dazu gehört unter anderem der Kauf von User-Lizenzen sowie zusätzlicher Hardware, die Datenmigration und die speziellen Adaptionen des Systems an das eigene Unternehmen. Als erste Anlaufstelle ist hier wieder der ERP-Anbieter selbst. Fragen Sie nach einer konkreten Auflistung von Wartungs- und Supportkosten der ERP-Lösung. Gerade mit Blick auf die finanzielle Planung des ERP-Projekts für die kommenden Jahre, macht sich dieses Vorgehen bezahlt. Die Höhe der Kosten ist hierbei sehr variabel: Entscheidend ist die Frage, wieviel das Unternehmen in Eigenleistung übernimmt und wieviel der Dienstleister übernehmen soll.
Die Hauptkosten für Ihre ERP-Lösung summieren sich durch die Definition von zwei wichtigen Komponenten:
Dank einer sauberen Analyse im Vorfeld kann ein Unternehmen die Anzahl der notwendigen User-Lizenzen kalkulieren. Zudem bedarf es einer klaren Vision, welchen Funktionsumfang das ERP-System aufweisen sollte. Dementsprechend kann ein Lastenheft erstellt sowie die Anzahl der notwendigen Zusatzmodule für eine branchenspezifischen ERP-Lösung eingepreist werden. In den Verträgen mit den Anbietern lässt sich regeln, ob und wann Module abbestellt oder hinzugekauft werden können.
Den Löwenanteil an den Kosten für eine ERP-Lösung macht die Anzahl der User für das System aus. Die dafür erstandenen User-Lizenzen werden zumeist pro Software-User fällig. Die Spannbreite ist dabei sehr groß und kann bis zu 5.000 Euro für nur eine Lizenz betragen. Diese Kosten spiegeln auch den eingekauften Funktionsumfangs der ERP-Lösung wieder. Sprich: Je mehr Funktionen durch die eingekauften Module genutzt, desto höher ist in der Regel die User-Lizenz.
Ein Beispiel: Werden lediglich einfache Geschäftsprozesse über Standard-Module abgewickelt, sind die User-Lizenzen verhältnismäßig günstig. Sie verteuern sich, wenn das ERP komplexe Prozesse abbilden muss, wie die Einhaltung von länderspezifischen Regelungen bei einem Datentransfer zu einem Tochterunternehmen. Während kleine Unternehmen oft mit 25 Applikationen innerhalb ihrer ERP-Lösung auskommen, benötigen große Unternehmen häufig hunderte Applikationen.
Sie haben ein ERP-System ausgewählt. Es wäre wünschenswert, wenn sich das System sogleich die bisherigen Prozesse einfach übernehmen und weiterführen könnte. Verständlicherweise ist das äußerst selten der Fall. Das System sollte aber bereits in seiner Standardversion einen hohen Grad an Abdeckung der bisherigen Prozesse abdecken können – der Anpassungsbedarf sollte idealerweise überschaubar sein. Jedoch lässt es sich nicht vermeiden, dass manche Module und Applikationen angepasst oder neu geschrieben werden müssen. Diese Leistung ist oft mit einigem Aufwand verbunden und lässt sich im voraus kaum kalkulieren.
Hier bietet sich für ein Unternehmen nochmals eine große Chance. Das System sollte nicht auf bislang schlecht optimierte Prozesse angepasst werden. Im Gegenteil: Eventuell nutzt das Unternehmen die Möglichkeit, die bisherigen Prozesse zu analysieren, neu zu justieren. indem es sich an vom ERP-Anbieter optimierten Abläufe anpasst.
Folglich ist zunächst mit höheren Kosten (Schulung, Umgewöhnung, Zeitaufwand) zu rechnen. Dafür bekommen Unternehmen vom ERP-Anbieter optimierte Prozesse an die Hand, die eine deutlich höhere Produktivität erlauben. Somit sich die anfallenden Kosten schnell amortisiert.
Mit entsprechender Vorbereitung ist die Budgetierung eines ERP-Projekt gut machbar. Kalkulieren ein wenig großzügiger, um genügend Puffer zu haben. Gerade für die Umgewöhnung der Mitarbeiter bedarf es genügend Reserven.
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